Dokumentacja dla zalogowanych użytkowników

1 Struktura elementów w systemie

Biblioteka Nauki udostępnia w sposób otwarty pełne teksty artykułów publikowanych w czasopismach naukowych i pełne teksty książek naukowych wraz z ich metadanymi.

Aby udostępniać swoje zasoby w Bibliotece Nauki należy nawiązać współpracę z Interdyscyplinarnym Centrum Modelowania Matematycznego i Komputerowego Uniwersytetu Warszawskiego (ICM UW), czyli podpisać umowę precyzującą zasady współpracy oraz przekazywania metadanych i pełnych tekstów do ich udostępniania. Umowa jest obustronnie nieodpłatna i niewyłączna, nie ogranicza więc wydawców w możliwościach udostępniania treści w innych miejscach.

Po nawiązaniu współpracy, administrator ICM tworzy profil wydawcy oraz zakłada konto (lub konta) przedstawicielom wydawcy. Administrator ICM wprowadza metadane profilu wydawcy i przekazuje go jego przedstawicielom. Metadane te (nazwa, logo, opis, dane teleadresowe, informacje o instytucji w sieci oraz polityce open access) mogą później zostać zmodyfikowane i uzupełnione przez administratora wydawcy.

W systemie znajdują się zasoby czasopism oraz książek naukowych. Wszystkie zasoby przypisane są do wydawców i ułożone w następującej strukturze:

Diagram przedstawiający strukturę elementów w systemie, składający się z trzech gałęzi: wydawnictwo, czasopismo, wydanie, artykuł oraz wydawnictwo, praca zbiorowa, rozdział oraz wydawnictwo, książka autorska (współautorska).
Rys. Struktura elementów w systemie

Dla każdego artykułu, rozdziału i książki musi istnieć odpowiednia nadrzędna struktura, np. aby dodać artykuł musi istnieć czasopismo oraz wydanie (czyli zeszyt, wolumin, tom – zależnie od konwencji przyjętej w danym czasopiśmie) w ramach którego został on opublikowany.

2 Proces pracy nad dokumentami (workflow)

 Wprowadzanie i zarządzanie zasobami wydawnictwa (metadanymi czasopism i wydań oraz metadanymi i pełnymi tekstami publikacji) odbywa się z udziałem pozostałych ról użytkowników za pomocą operacji. Operacja to zaprojektowany na platformie mechanizm polegający na przeprowadzeniu proponowanej przez użytkownika zmiany danych przez ścieżkę akceptacji. Operacja kończy się zatwierdzeniem zmiany skutkującym opublikowaniem nowej treści w ogólnodostępnym serwisie platformy lub anulowaniem tej zmiany (brakiem zmian w ogólnodostępnym serwisie).

W systemie możliwe jest wykonanie następujących operacji:

  • dodawanie (np. dodanie nowego artykułu)
  • edytowanie (np. uzupełnienie metadanych dodanej wcześniej publikacji)
  • usuwanie (np. usunięcie błędnie dodanej książki)
  • przenoszenie (np. przeniesienie artykułu do właściwego wydania czasopisma).

2.1 Proces dodawania artykułu

Diagram przedstawiający proces dodawania artykułu przedstawiający w kolejności: utworzenie artykułu przez edytora i przekazanie go do redaktora, akceptacja redaktora i przekazanie artykułu do administratora ICM oraz akceptacja i zatwierdzenie przez administratora ICM.
Rys. Dodawanie artykułu

2.2 Proces dodawania nowego rozdziału pracy zbiorowej

Diagram przedstawiający proces dodawania rozdziału pracy zbiorowej przedstawiający w kolejności: utworzenie rozdziału przez redaktora książek i przekazanie go do administratora ICM oraz akceptacja i zatwierdzenie przez administratora ICM.
Rys. Dodawanie rozdziału

2.3 Proces dodawania nowej książki autorskiej/współautorskiej

Diagram przedstawiający proces dodawania książki autorskiej/współautorskiej przedstawiający w kolejności: utworzenie książki przez redaktora książek i przekazanie go do administratora ICM oraz akceptacja i zatwierdzenie przez administratora ICM.
Rys. Dodawanie książki

3 Role i uprawnienia użytkowników

W systemie przewidziano następujące role użytkowników:

  • edytor czasopism,
  • redaktor czasopism,
  • redaktor książek,
  • administrator wydawnictwa,
  • administrator ICM.

Użytkownicy posiadają następujące uprawnienia:

Zasoby/roleEdytor czasopismaRedaktor czasopismaRedaktor książekAdministrator wydawcyAdministrator ICM
Artykułoperacje dodawania, edycji, przenoszenia, usuwania – rozpoczęcie operacji, praca nad istniejącą operacją na poziomie edytora i przekazanie operacji do akceptacji redaktora czasopisma
(przenoszenie pomiędzy wydaniami nie wymaga akceptacji)
operacje dodawania, edycji, przenoszenia, usuwania – uprawnienia edytora oraz dodatkowo praca nad istniejącą operacją na poziomie redaktora czasopisma i przekazanie do akceptacji administratora ICM lub cofnięcie do edytora
(usuwanie nie podlega cofaniu do edytora)
brak uprawnieńoperacje dodawania, edycji, przenoszenia, usuwania – uprawnienia redaktora czasopismoperacje dodawania, edycji, przenoszenia, usuwania – uprawnienia redaktora czasopism oraz dodatkowo praca nad istniejącą operacją na poziomie administratora ICM, zatwierdzanie operacji i cofnięcie do redaktora czasopism
Wydaniebrak uprawnieńoperacje dodawania, edycji i usuwania – rozpoczęcie operacji, praca nad istniejącą operacją na poziomie redaktora, zatwierdzanie operacji
(usuwanie wymaga akceptacji administratora ICM)
brak uprawnieńoperacje dodawania, edycji i usuwania – uprawnienia redaktora czasopismaoperacje dodawania, edycji i usuwania – uprawnienia redaktora czasopisma oraz dodatkowo praca nad istniejącą operacją na poziomie administratora ICM, zatwierdzanie operacji usuwania oraz przenoszenie wydań pomiędzy czasopismami
Czasopismobrak uprawnieńbrak uprawnieńbrak uprawnieńoperacje dodawania, edycji i usuwania – rozpoczęcie operacji, praca nad istniejącą operacją na poziomie administratora wydawcy i przekazanie do akceptacji administratora ICMoperacje dodawania, edycji i usuwania – uprawnienia administratora wydawcy oraz dodatkowo praca nad istniejącą operacją na poziomie administratora ICM, zatwierdzanie operacji i cofnięcie do administratora wydawcy oraz przenoszenie czasopism pomiędzy wydawcami
Rozdział pracy zbiorowebrak uprawnieńbrak uprawnieńoperacje dodawania, edycji i usuwania – rozpoczęcie operacji, praca nad istniejącą operacją na poziomie redaktora książek i przekazanie do akceptacji administratora ICMoperacje dodawania, edycji i usuwania – uprawnienia redaktora książekoperacje dodawania, edycji i usuwania – uprawnienia redaktora książek oraz dodatkowo praca nad istniejącą operacją na poziomie administratora ICM, zatwierdzanie operacji i cofnięcie do redaktora książek
Książka autorska/ współautorska, praca zbiorowabrak uprawnieńbrak uprawnieńoperacje dodawania, edycji i usuwania – rozpoczęcie operacji, praca nad istniejącą operacją na poziomie redaktora książek i przekazanie do akceptacji administratora ICMoperacje dodawania, edycji i usuwania – uprawnienia redaktora książekoperacje dodawania, edycji i usuwania – uprawnienia redaktora książek
Wydawcabrak uprawnieńbrak uprawnieńbrak uprawnieńzmiana danych wydawcytworzenie i usuwanie profili wydawców, zmiana danych
Użytkownicybrak uprawnieńbrak uprawnieńbrak uprawnieńtworzenie i usuwanie użytkowników, zmiana danych (w zakresie użytkowników przypisanych do danego wydawcy)tworzenie i usuwanie użytkowników, zmiana danych
Tabela Uprawnienia użytkowników

4 Jak dodać nowe czasopismo, wydanie i artykuł?

4.1 Dodawanie nowego artykułu

Operacja dodawania artykułu polega na wypełnieniu formularza metadanych artykułu oraz dołączeniu pliku z pełnym tekstem. Ścieżka dostępu do ręcznego utworzenia operacji dodawania nowego artykułu:

KROK 1: przejście do listy czasopism

Widok listy operacji. Po lewej stronie widoczne zakładki menu; operacje, powiadomienia i czasopisma (zakładka czasopisma jest zaznaczona kółkiem). Po prawej stronie widoczne filtry listy operacji: czasopismo, rok wydania i rodzaj operacji: dodawanie, edytowanie i usuwanie. Filtr rodzaj operacji składa się z check boxów.

KROK 2: przejście do listy wydań czasopisma poprzez kliknięcie w tytuł czasopisma

Widok listy czasopism na ekranie zalogowanego użytkownika - edytora czasopisma. Na liście widocznych jest pięć czasopism. Czasopismo 4 jest zaznaczone w kółku.

KROK 3: Przejście do listy artykułów w wydaniu poprzez kliknięcie w tytuł wydania

Widok listy wydań. Na liście wydań, na górze, znajduje się lista rozwijana na której możemy wybrać rok wydania. Zaznaczony jest 2020 rok. Poniżej znajduje się wydanie "Rok 2020", tytuł wydania jest zaznaczony w kółku.

KROK 4: Kliknięcie w przycisk dodaj artykuł i wybór metody dodawania artykułu

Widok listy artykułów w wydaniu. Lista artykułów jest pusta, widoczny jest komunikat "Brak artykułów dla danego wydania". W prawym górnym rogu znajduje się przycisk "+DODAJ NOWY ARTYKUŁ", po kliknięciu w przycisk pojawia się lista rozwijana z trzema opcjami do wyboru: Rozpocznij dodawanie artykułu, Rozpocznij dodawanie artykułu Markerem i Rozpocznij dodawanie artykułu Cermine. Przyciski te są zaznaczone w kółku.

Stosownie do wybranej opcji, formularz w operacji edycji będzie uzupełniany:

  • od razu wyłącznie ręcznie, bezpośrednio na ekranie operacji,
  • za pomocą markera, tj. “zakreślania” pól metadanych na treści pełnego tekstu
  • za pomocą Cermine – narzędzia do automatycznej ekstrakcji metadanych z plików PDF, a następnie ręcznie

4.1.1 Ręcznie uzupełnienie metadanych artykułu

W trakcie operacji dodawania artykułu można wprowadzić jego metadane takie jak:

  • informacje podstawowe (język artykułu, tytuł wraz z tłumaczeniami, przedział stron, typ publikacji, załączenie pełnego tekstu artykułu)
  • informacje o osobach (imię, nazwisko, rola, informacja czy autor jest korespondencyjny, tytuł/stopień naukowy, e-mail, ORCID, biografia)
  • afiliacje
  • daty (opublikowania, przyjęcia, zaakceptowania, wydania on-line)
  • identyfikatory (DOI, PMCID)
  • informacje o treści (abstrakt wraz z tłumaczeniami, słowa kluczowe wraz z tłumaczeniami, dyscypliny naukowe, cechy publikacji, link do danych badawczych)
  • bibliografia
  • informacje dodatkowe.

oraz dodać plik z pełnym tekstem w formacie PDF, MOBI, EPUB oraz ZIP z plikami DocBook XML w środku. Niezależnie od formatu wielkość pliku nie może przekraczać 70 MB.

Formularz umożliwia dodanie więcej niż jednego pliku w formacie PDF (np. dwóch wersji językowych tego samego artykułu). W trakcie zapisywania lub przekazywania operacji nastąpi automatyczne połączenie wielu plików w jeden, zgodnie z kolejnością w jakiej zostały one dodane.

Na ekranie operacji dodawania artykułu są pola wymagane i opcjonalne. Zapisać, przekazać lub zatwierdzić można wyłącznie formularz z prawidłowo wypełnionymi wszystkimi wymaganymi polami. Zawsze wymaganymi polami są: język główny publikacji, tytuł, typ publikacji, licencja, imię i nazwisko co najmniej jednego autora oraz pełny tekst.
W zależności od tego które opcjonalne pola wypełni użytkownik, pola powiązane z nimi mogą stać się wymaganymi (np. przy dodaniu słów kluczowych wymagane jest zaznaczenie ich języka, a usunięcie słów kluczowych spowoduje wyłączenie wymagalności języka).

Widok przycisków. Od lewej: zapisz wersję roboczą, zapisz i podejrzyj wersję roboczą, przekaż do opublikowania, cofnij do edytora, odrzuć operację.
Rys. Przyciski dostępnie w formularzu operacji dodawania artykułu

Artykuł zostanie opublikowany w Bibliotece Nauki dopiero po akceptacji administratora ICM. Operację dodawania należy wobec tego przekazać do wyższej roli przekaż do redaktora lub przekaż do opublikowania (3). Wybranie przycisku zapisz wersję roboczą (1) lub zapisz i podejrzyj wersję roboczą (2) powoduje jedynie zapisanie roboczej wersji wprowadzonych metadanych a operacja dodawania pozostaje na poziomie tej samej roli użytkownika (nie trafi na jego “biurko” do akceptacji). Natomiast przycisk odrzuć operację (4) bezpowrotnie usuwa operację i zawarte w niej dane (UWAGA – nie służy on do “zamknięcia” pracy bez zapisywania, co można zrobić używając po prostu przycisku “cofnij” w przeglądarce bądź klikając w inne linki na ekranie).

4.1.2 Dodawanie przez Cermine

Dodanie artykułu za pośrednictwem Cermine pozwala na zainicjowanie wielu operacji dodawania artykułów na raz (np. wszystkich artykułów z danego wydania).

Po wybraniu opcji “Rozpocznij dodawanie artykułu Cermine”, użytkownik zostanie przekierowany na ekran dodawania pliku/plików z dysku komputera.

Widok katalogu plików. Na liście znajduje się wiele plików pdf.
Rys. Okno wyboru artykułu z dysku komputera

Wybrane dokumenty zostaną wstępnie załadowane do systemu. W tym momencie istnieje jeszcze możliwość ich usunięcia bądź anulowania całego działania. Po skompletowaniu listy plików i kliknięciu “Rozpocznij operację dodawania nowych artykułów” mechanizm rozpocznie rozpoznawanie metadanych w plikach.

Widok okienka "Dodawanie artykułu Cermine". W okienku, w centralnej części widoczny jest tytuł: artykuł 1pdf, poniżej dwa przyciski: anuluj i rozpocznij operację dodawania nowych artykułów.
Rys. Ładowanie artykułu na serwer

Dla każdego pliku zostanie utworzona operacja dodawania artykułu. Formularz w tej operacji zawierał będzie rozpoznane przez Cermine metadane oraz dostarczony w wyżej opisanym procesie plik z pełnym tekstem artykułu. Taki formularz może być potem ręcznie modyfikowany, a operacja podlega akceptacji tak samo jak inne operacje tego rodzaju.

Warto pamiętać, że każdy artykuł powinien stanowić osobny plik w formacie PDF (wielkość pliku nie może przekraczać 70 MB).

Mechanizm Cermine wydatnie wspomaga użytkownika we wprowadzaniu danych, nie jest w stanie go jednak zastąpić. Każdorazowo użytkownik powinien weryfikować wprowadzane w ten sposób dane.

4.1.3 Dodawanie przez Marker

Ten sposób dodawania publikacji pozwala na zaznaczanie fragmentów pełnego tekstu artykułu i automatyczne przyporządkowywanie ich poszczególnym polom formularza. Opcja ta przypomina zakreślanie fragmentów tekstu kolorowymi markerami.

Po kliknięciu w opcję “Rozpocznij operację dodawania Markerem” użytkownik zostanie przeniesiony na ekran formularza z polem tekstowym oraz listą kolorowych reprezentacji pól właściwego formularza artykułu. Pole tekstowe służy do przekopiowania treści z pełnego tekstu artykułu. Po zaznaczeniu tekstu w polu tekstowym użytkownik może przyporządkować zaznaczenie do odpowiednich pól formularza z listy. Istnieje możliwość wyczyszczenia ekranu i zmiany przypisania w razie pomyłkowego zaznaczenia.

Widok okna "dodawanie artykułu - marker". W centralnej części widoczne jest pole do wklejenia tekstu, po prawej stronie wiele kolorowych ikonek, m. in. tytuł, tłum, autor, lista.

Rys. Ekran formularza z polem tekstowym oraz listą kolorowych reprezentacji pól właściwego formularza artykułu
Widok okna "dodawanie artykułu - marker". W centralnej części widoczne jest pole do wklejenia tekstu w którym znajduje się tekst. Tekst ma pozaznaczane na różne kolory obramowań i podpisane, poszczególne sekcje. Po prawej stronie wiele kolorowych ikonek, m. in. tytuł, tłum, autor, lista.
Rys. Wklejony tekst artykułu z zaznaczonymi etykietami odpowiadającymi polom formularza dodawania artykułu

Kliknięcie przycisku “Utwórz artykuł” spowoduje utworzenie nowej operacji dodawania zawierającej formularz wypełniony zgodnie z zaznaczeniem “markera”. Użytkownik zostanie przekierowany do tej operacji. Taki formularz może być potem ręcznie modyfikowany, a operacja podlega akceptacji tak samo jak inne operacje tego rodzaju.

Widok formularza dodawania artykułu. Wypełnione są pola: tytuł, tłumaczenie tytułu, osoby. Niewypełnione pola: Język, język tłumaczenia tytułu, przedział stron, typ publikacji, licencja.
Rys. Wstępnie wypełniony formularz dodawania artykułu

4.2 Dodawanie nowego wydania

Operacje dodawania wydania tworzone są w zatwierdzonych czasopismach ręcznie lub automatycznie na podstawie danych rozpoznanych w źródle wskazanym do importu podczas wprowadzania lub zmiany danych czasopisma.

Ścieżka dostępu do rozpoczęcia operacji dodawania wydania:

KROK 1: przejście do listy czasopism

Widok listy operacji. Po lewej stronie widoczne zakładki menu; operacje, powiadomienia i czasopisma (zakładka czasopisma jest zaznaczona kółkiem). Po prawej stronie widoczne filtry listy operacji: czasopismo, rok wydania i rodzaj operacji: dodawanie, edytowanie i usuwanie. Filtr rodzaj operacji składa się z check boxów.

KROK 2: przejście do listy wydań czasopisma poprzez kliknięcie w tytuł czasopisma

Widok listy czasopism na ekranie zalogowanego użytkownika - edytora czasopisma. Na liście widocznych jest pięć czasopism. Czasopismo 4 jest zaznaczone w kółku.

KROK 3: kliknięcie w przycisk Dodaj wydanie

Widok listy wydań. Na liście wydań, na górze, znajduje się lista rozwijana na której możemy wybrać rok wydania. Zaznaczony jest 2021 rok. Poniżej znajduje się wydanie "Rok 2021 Nr 3". W prawym górnym rogu znajduje się przycisk "+dodaj wydanie". Przycisk jest zaznaczony w kółku.

Wydania dodawane są w obrębie poszczególnych czasopism. Za pomocą przycisku Dodawania wydania użytkownik ma możliwość rozpoczęcia dodawania wydania z podpowiadanym przez system zestawem metadanych (rok i numer) lub rozpoczęcia pracy nad czystym formularzem. Podczas operacji dodawania wydania można określić takie metadane jak:

  • rok (pole wymagane)
  • wolumin
  • numer
  • źródło OAI/PMH (powiązanie wydania z wydaniem zidentyfikowanym we wskazanym w formularzu czasopisma źródłem do importów – patrz Rozdział Mechanizm importów)
  • okładka.

Plik okładki nie może być większy niż 1MB oraz musi być w jednym z dozwolonych formatów (jpg, png, gif). Wymiary i rozdzielczość pliku nie mają wartości minimalnych, warto jednak sprawdzić na ogólnodostępnej części Platformy, jak prezentuje się dodana okładka.

Operacja dodawania wydania nie musi przechodzić pełnej ścieżki akceptacji (użytkownik inicjujący może od razu zatwierdzić operację) i będzie widoczna w systemie tuż po jej zatwierdzeniu. Przy czym, w publicznej części serwisu widoczne są tylko wydania niepuste, tj. zawierające zatwierdzone artykuły.

4.3 Dodawanie nowego czasopisma

Operacja dodawania czasopisma polega na wypełnieniu formularza metadanych czasopisma. Dodawanie czasopisma jest operacją podlegającą akceptacji administratora ICM.

Widok listy czasopism na ekranie zalogowanego użytkownika - administrator wydawcy. Na liście widocznych jest pięć czasopism. Czasopismo 4 jest zaznaczony przycisk znajdujący się w prawym górnym rogu "+dodaj czasopismo".
Rys. Utworzenie operacji dodawania czasopisma

W trakcie operacji dodawania czasopisma można określić jego metadane takie jak:

  • informacje podstawowe (tytuł wraz z tłumaczeniami, ISSN, DOI, licencja, dyscypliny naukowe, język czasopisma, częstotliwość wydawania, źródło OAI/PMH)
  • opis czasopisma (opis, redakcja, rada naukowa, informacje dla autorów i recenzentów, etyka wydawnicza, polityka open access)
  • indeksację i wskaźniki (bazy, w których czasopismo jest indeksowane, punktację MNiSW, osiągnięte przez czasopismo wskaźniki)
  • kontakt do czasopisma (dane teleadresowe redakcji czasopisma oraz informacje o czasopiśmie w sieci).

Źródło OAI/PMH
Wskazanie źródła do importu zasobów czasopisma (metadanych i pełnych tekstów) pozwala na uruchomienie mechanizmu importów (patrz Rozdział Mechanizm importów). Ta metadana nie jest widoczna publicznie w serwisie bibliotekanauki.pl, służy tylko do obsługi automatycznych importów.

Uzupełnienie wszystkich metadanych czasopisma pozwala zaprezentować na Platformie nie tylko jego zasoby, ale także informacje potrzebne osobom takim jak autorzy zainteresowani publikacją w czasopiśmie, czy osoby zajmujące się ewaluacją czasopism.

5 Jak dodać nową książkę, pracę zbiorową i rozdział?

5.1 Dodawanie nowej książki

Operacja dodawania książki polega na wypełnieniu formularza metadanych oraz dołączeniu do niego plików z pełnym tekstem książki. Dodawanie książki jest operacją podlegającą akceptacji administratora ICM.
Aby rozpocząć operację dodawania książki należy wybrać przycisk dodaj książkę znajdujący się na liście książek, oraz wybrać opcję Rozpocznij dodawanie książki autorskiej/współautorskiej.

Widok listy książek. Po lewej stronie, menu zaznaczona jest zakładka "książki". Na liście znajdują się trzy książki. W prawym górnym rogu znajduje się przycisk "+dodaj artykuł", po kliknięciu pojawia się lista rozwijana z dwiema pozycjami: Rozpocznij dodawanie książki autorskiej/współautorskiej oraz Rozpocznij dodawanie pracy zbiorowej. Zaznaczona jest pierwsza pozycja. - rozpocznij dodawanie książki autorskiej/współautorskiej.
Rys. Utworzenie nowej operacji dodawania książki

W trakcie operacji dodawania książki można określić jej metadane takie jak:

  • informacje podstawowe (język książki, tytuł wraz z tłumaczeniami, typ publikacji, załączenie okładki i pełnego tekstu książki – tylko w przypadku książek autorskich)
  • daty (opublikowania, przyjęcia, zaakceptowania, wydania on-line)
  • informacje o osobach (imię, nazwisko, rola, informacja czy autor jest korespondencyjny, tytuł/stopień naukowy, e-mail, ORCID, biografia)
  • afiliacje
  • identyfikatory (ISBN, DOI, PMCID)
  • informacje o treści (liczba stron, miejsce wydania, streszczenie wraz z tłumaczeniami, słowa kluczowe wraz z tłumaczeniami, dyscypliny naukowe, cechy publikacji, link do danych badawczych)
  • indeks
  • bibliografia
  • informacje dodatkowe
    oraz dodać plik z pełnym tekstem w formacie PDF, MOBI, EPUB oraz ZIP z plikami DocBook XML w środku. Niezależnie od formatu wielkość pliku nie może przekraczać 70 MB.

Formularz umożliwia dodanie więcej niż jednego pliku w formacie PDF (np. dwóch wersji językowych tego samego artykułu). W trakcie zapisywania lub przekazywania operacji nastąpi automatyczne połączenie wielu plików w jeden, zgodnie z kolejnością w jakiej zostały one dodane.

Na ekranie operacji dodawania książki są pola wymagane i opcjonalne. Zapisać, przekazać lub zatwierdzić można wyłącznie formularz z prawidłowo wypełnionymi wszystkimi wymaganymi polami, a przy próbie wymuszenia jednej z tych czynności niewypełnione wymagane pola podświetlą się. Zawsze wymaganymi polami są: język główny publikacji, tytuł, typ publikacji, licencja, imię i nazwisko co najmniej jednego autora, pełny tekst oraz rok publikacji (a dla książek wydanych po 1980 roku także numer ISBN).

Okładka
Plik okładki nie może być większy niż 1 MB oraz musi być w jednym z dozwolonych formatów (jpg, png, gif). Wymiary i rozdzielczość pliku nie mają wartości minimalnych, warto jednak sprawdzić na ogólnodostępnej części Platformy, jak prezentuje się dodana okładka.

5.2 Dodawanie nowej pracy zbiorowej

Operacja dodawania pracy zbiorowej polega na wypełnieniu formularza metadanych.. Dodawanie pracy zbiorowej jest operacją podlegającą akceptacji administratora ICM.
Aby rozpocząć operację dodawania pracy zbiorowej należy wybrać przycisk dodaj książkę znajdujący się na liście książek, oraz wybrać opcję Rozpocznij dodawanie pracy zbiorowej.

Widok listy książek. Po lewej stronie, menu zaznaczona jest zakładka "książki". Na liście znajdują się trzy książki. W prawym górnym rogu znajduje się przycisk "+dodaj artykuł", po kliknięciu pojawia się lista rozwijana z dwiema pozycjami: Rozpocznij dodawanie książki autorskiej/współautorskiej oraz Rozpocznij dodawanie pracy zbiorowej. Zaznaczona jest druga pozycja - rozpocznij dodawanie pracy zbiorowej.
Rys. Utworzenie nowej operacji dodawania pracy zbiorowej

W trakcie operacji dodawania książki można określić jej metadane takie jak:

  • informacje podstawowe (język publikacji, tytuł wraz z tłumaczeniami, typ publikacji, załączenie okładki)
  • daty (opublikowania, przyjęcia, zaakceptowania, wydania on-line)
  • informacje o osobach (imię, nazwisko, rola, informacja czy autor jest korespondencyjny, tytuł/stopień naukowy, e-mail, ORCID, biografia)
  • afiliacje
  • identyfikatory (ISBN, DOI, PMID)
  • informacje o treści (liczba stron, miejsce wydania, streszczenie wraz z tłumaczeniami, słowa kluczowe wraz z tłumaczeniami, dyscypliny naukowe, cechy publikacji, link do danych badawczych)
  • indeks
  • bibliografia
  • informacje dodatkowe

Na ekranie operacji dodawania książki są pola wymagane i opcjonalne. Zapisać, przekazać lub zatwierdzić można wyłącznie formularz z prawidłowo wypełnionymi wszystkimi wymaganymi polami, a przy próbie wymuszenia jednej z tych czynności niewypełnione wymagane pola podświetlą się. Zawsze wymaganymi polami są: język główny publikacji, tytuł, typ publikacji, licencja, imię i nazwisko co najmniej jednego redaktora, pełny tekst oraz rok publikacji (a dla książek wydanych po 1980 roku także numer ISBN).

Praca zbiorowa nie zawiera pełnego tekstu. Pliki z pełnymi tekstami dodawane są do poszczególnych rozdziałów.

5.3 Dodawanie nowego rozdziału

Dodawanie rozdziału pracy zbiorowej polega na wypełnieniu formularza metadanych na ekranie operacji dodawania rozdziału.
Aby rozpocząć operację dodawania rozdziału, na liście rozdziałów w pracy zbiorowej należy wybrać przycisk dodaj rozdział.

Widok listy rozdziałów pracy zbiorowej. Lista jest pusta, widnieje informacja "Brak rozdziałów'. W prawym górnym rogu znajduje się przycisk "+dodaj rozdział". Przycisk jest zaznaczony.
Rys. Utworzenie nowej operacji dodawania rozdziału

W trakcie operacji dodawania rozdziału można określić jego metadane takie jak:

  • informacje podstawowe (język rozdziału, tytuł wraz z tłumaczeniami, przedział stron, typ publikacji, licencja, załączenie pełnego tekstu rozdziału)
  • informacje o osobach (imię, nazwisko, rola, informacja czy autor jest korespondencyjny, tytuł/stopień naukowy, e-mail, ORCID, biografia)
  • afiliacje
  • daty (opublikowania, przyjęcia, zaakceptowania, wydania on-line) 
  • identyfikatory (DOI, PMCID)
  • informacje o treści (streszczenie wraz z tłumaczeniami, słowa kluczowe wraz z tłumaczeniami, dyscypliny naukowe, cechy publikacji, link do danych badawczych)
  • bibliografia
  • informacje dodatkowe

oraz dodać plik z pełnym tekstem w formacie PDF, MOBI, EPUB oraz ZIP z plikami DocBook XML w środku. Niezależnie od formatu wielkość pliku nie może przekraczać 70 MB.Na ekranie operacji dodawania rozdziału są pola wymagane i opcjonalne. Zapisać, przekazać lub zatwierdzić można wyłącznie formularz z prawidłowo wypełnionymi wszystkimi wymaganymi polami, a przy próbie wymuszenia jednej z tych czynności niewypełnione wymagane pola podświetlą się. Zawsze wymaganymi polami są: język główny publikacji, tytuł, typ publikacji, licencja, imię i nazwisko co najmniej jednego autora oraz pełny tekst.
W zależności od tego które opcjonalne pola wypełni użytkownik, pola powiązane z nimi mogą stać się wymaganymi (np. przy dodaniu słów kluczowych wymagane jest zaznaczenie ich języka).

6 Edycja

Dane wprowadzane w trakcie trwającej operacji dodawania mogą być zmieniane przez kolejnych użytkowników stosownie do ich uprawnień do momentu zatwierdzenia (bądź odrzucenia) tej operacji. Jeżeli natomiast zajdzie konieczność zmiany danych po zatwierdzeniu: artykułu, wydania, czasopisma, rozdziału, pracy zbiorowej czy książki konieczne będzie uruchomienie kolejnej operacji – operacji edycji..

Aby utworzyć operację edycji należy na liście z danymi zasobami wybrać opcję edycji z listy rozwijanej:

Widok listy artykułów w wydaniu. Na liście widoczne są trzy artykuły. W pierwszym artykule zaznaczona jest ikona trzykropka, a z rozwijanej listy poniżej tej ikony zaznaczono pozycję "edytuj".
Rys. Utworzenie operacji edycji na liście artykułów

lub na ekranie szczegółów publikacji wybrać opcję edycji z listy operacji:

Widok ekranu szczegółów książki. W centralnej części znajdują się informacje o książce - tytuł, autorzy, streszczenie. W prawym górnym rogu znajdują się dwa przyciski: wersje historyczne i operacje. Przycisk operacje jest zaznaczony, a z listy rozwijanej poniżej wybrana jest opcja "rozpocznij edytowanie książki".
Rys. Utworzenie operacji edycji z poziomu ekranu szczegółów książki

Po wybraniu opcji edycji użytkownik zostanie przekierowany do operacji edycji. Formularz do uzupełniania metadanych jest analogiczny do operacji dodawania, natomiast w przypadku artykułów, rozdziałów, prac zbiorowych, książek i czasopism wyświetlana jest dodatkowo poprzednia wersja metadanych (dostępny podgląd wersji przed zmianami i możliwe do edycji pola po zmianach).

Widok formularza edycji artykułu. formularz jest podzielony na dwie części - po lewej stronie znajdują się aktualne metadane artykułu, nie można ich edytować. Po prawej stronie znajduje się aktywny formularz, w którym można zmienić lub uzupełnić pozycje formularza.
Rys. Widok formularza operacji edycji artykułu

Operacja edycji podlega takiej samej ścieżce akceptacji jak operacja dodawania.

7 Usuwanie

W Bibliotece Nauki istnieje możliwość usunięcia opublikowanego wcześniej artykułu, wydania, czasopisma, rozdziału, pracy zbiorowej i książki. Operacja usuwania w każdym przypadku wymaga akceptacji administratora ICM, a po jej zatwierdzeniu dane są usuwane, bez możliwości ich przywrócenia. Podobnie jak w przypadku operacji edycji, operację usuwania można rozpocząć dla zatwierdzonej wcześniej publikacji:

Widok listy czasopism na ekranie zalogowanego użytkownika - administratora wydawcy. Na liście widocznych jest osiem czasopism. W kółku zaznaczona jest ikona trzykropka oraz na liście rozwijanej opcja usuń.
Rys. Utworzenie operacji usuwania czasopisma

Operacja usuwania może zostać zapoczątkowana z poziomu listy lub z ekranu szczegółów publikacji (analogicznie do operacji edycji). Do czasu zatwierdzenia operacji usuwania, widoczna jest uprzednio zatwierdzona wersja dokumentu (także w ogólnodostępnej części serwisu).

8 Mechanizm importu

Operacje dodawania artykułów mogą być tworzone ręcznie (rozdział 4.1) lub automatycznie przez Mechanizm importu. Importowane do Biblioteki Nauki mogą być te czasopisma, dla których określono prawidłowe źródło metadanych i pełnych tekstów z zewnętrznego serwisu. Operacje dodawania artykułów i wydań z importu czekają na weryfikację i zatwierdzenie tak, jak operacje wprowadzane ręcznie, a ponadto istnieje możliwość ręcznego zmieniania zawartych w nich danych w trakcie procesu akceptacji.

Podczas automatycznego importu do czasopisma dodane są nowe wydania, które wymagają zatwierdzenia przez użytkownika. Dopiero po zatwierdzeniu poszczególnych wydań mogą do nich zostać zaimportowane artykuły. Biblioteka Nauki nie rozpocznie automatycznego importu artykułów do niezatwierdzonego wydania.

Importy odbywają się automatycznie, w cyklicznych odstępach czasu lub na żądanie (przycisk uruchamiający import na żądanie znajduje się na ekranie importów i jest dostępny dla użytkowników z uprawnieniami redaktora czasopisma lub wyższymi).

Pierwszym krokiem na drodze do automatycznych importów jest podanie linku do źródła OAI/PMH podczas wypełniania formularza czasopisma.

Widok formularza operacji dodawania czasopisma. Widoczny jest fragment z niewypełnionymi polami "źródło oai/pmh (URL)", "format" i "set". Pola format i set mają po prawej stronę strzałkę (lista rozwijana).
Rys. Pole „źródło OAI/PMH” w formularzu operacji dodawania czasopisma

Uruchomienie mechanizmu spowoduje pojawienie się na liście operacji wydań nowych obiektów do akceptacji. Dopiero po zaakceptowaniu ich przez uprawnionego użytkownika (redaktor czasopisma, administrator wydawcy, administrator ICM), mechanizm rozpocznie import artykułów do poszczególnych wydań. Artykuły te pojawią się na liście operacji na artykułach i będą czekały na zatwierdzenie przez redaktora czasopisma, administratora wydawcy lub administratora ICM.

W Bibliotece Nauki obsługiwany jest protokół OAI/PMH z formatem metadanych JATS, przy czym najlepsze efekty dają importy dla czasopism udostępnianych z wykorzystaniem aktualnych wersji systemu Open Journal Systems z wtyczką JATS (https://pkp.sfu.ca/ojs/).

Aby udostępnić dane w formacie JATS w systemie OJS należy zainstalować i uruchomić odpowiednie, ogólnodostępne wtyczki: https://github.com/pkp/oaiJats/releases/tag/v1_0_1-0 oraz https://github.com/pkp/jatsTemplate/releases/tag/v1_0_1-0.

Automatyczne uzupełnianie metadanych jest możliwe dzięki zastosowaniu odpowiedniego schematu podczas ich wprowadzania. Stosowanie specyfikacji JATS (dostępna pod adresem: https://jats.nlm.nih.gov/archiving/tag-library/1.2/element/arc-elem-sec-intro.html) zwiększa pewność co do odpowiedniego odczytania, dopasowania i wyświetlania poszczególnych metadanych w Bibliotece Nauki.

Jeżeli pomimo podania źródła OAI/PMH nie pojawiają się w systemie nowe wydania z importu lub pomimo powiązania wydania w systemie z wydaniem znalezionym w źródle nie pojawiają się nowe artykuły z importu, może to oznaczać problem techniczny związany z działaniem źródłowego serwera lub zgodnością wystawianych przez ten serwer danych z formatami obsługiwanymi przez Bibliotekę Nauki. W takim wypadku należy zgłosić problem do ICM, korzystając z adresu lp.ik1634916788uanak1634916788etoil1634916788bib@k1634916788sedpl1634916788eh1634916788.

Widok zakładki "importy". Zakładka "importy" jest zaznaczona w lewym bocznym menu. Na górze ekranu znajduje się rozwijana lista wydawców. Zaznaczono opcję "wszyscy wydawcy". Poniżej widoczne są poszczególne czasopisma oraz szczegółowe dane dotyczące importów (status, URL, zsynchronizowane do, ostatnia próba, sukcesy/błędy). Przy każdej z pozycji, po prawej stronie znajduje się przycisk "uruchom".
Rys. Informacje o działalności mechanizmu importera

Biblioteka Nauki jest zintegrowana z istniejącymi wcześniej bazami indeksującymi (AGRO, BazTech, CEJSH, DML-PL i PSDJ). Pełnotekstowe czasopisma znajdujące się w tych bazach są systematycznie importowane do Biblioteki Nauki. To oznacza, że czasopisma korzystające z takich serwisów jak Bentus czy Index Copernicus, nie muszą ponownie wprowadzać swoich danych do Biblioteki Nauki, lecz trafią tam za pośrednictwem dotychczasowych baz. W ramach rozwoju systemu planowane jest rozszerzanie funkcjonalności importera Biblioteki Nauki, a tym samym zwiększenie opcji bezpośrednich importów z kolejnych systemów.

Integracja z bazami działa również w drugą stronę. Redakcje czasopism, które zdecydują się korzystać z aplikacji Biblioteki Nauki do wprowadzania danych nie muszą tego robić ponownie z użyciem dotychczasowych aplikacji służących do wprowadzania danych do baz indeksujących. Zespół ICM okresowo synchronizuje dane wprowadzane do Biblioteki Nauki z bazami.